这场景要解决什么

工作邮件的消耗点不在措辞，在于对方读完之后知不知道要干什么。多数人写邮件时先想"语气客不客气"，结果三段客套之后才说正事，对方划到第二屏才看到要他交材料，转头又发个微信问一次。

三类邮件写法差别很大：催办（要对方给东西）、要结论（要对方拍板）、通知（只要对方知道）。催办必须写清截止日期和拖了的后果，否则对方可以按自己节奏排；要结论必须给选项和推荐项，否则对方回一句"你看着办"又回到原点；通知则相反，越短越好，附件里放详情。

AI 在这类题目上普遍会往外堆"希望您百忙之中"“如有不明之处请随时联系"这类套话，还会自动补上"为顺利推进工作”——这些话不会让邮件更快被回，只会让重点后移。让模型先删套话再写正文，效果比反复改措辞明显。

该这么问 AI

坏问法：“帮我写一封催同事交资料的工作邮件，要客气一点。”

“客气一点"是主观标准，模型只能往套话上靠。换个写法，把约束交给它：

改成这样：“写一封催办邮件。收件人是合作方的项目对接人，我们已经约好 10 月 12 日前给初稿（邮件里写 10 月 12 日），对方 9 月底就收到过需求说明。要他这周内反馈意见。要求：开头一句话说清背景，中间列三条我需要的材料加各自用途，结尾给两个可选时间和一句’如果这两天不合适请直接回一个时间’。不要客套话，不超过 200 字。”

给的是事实、期限、要什么、怎么收尾，模型不用猜。

坏问法：“帮我写一封通知邮件给客户。”

改成这样：“写一封客户通知邮件：产品 10 月 15 日起调整计费规则，旧套餐用户可选择在到期时切换或续原套餐，切换功能 10 月 8 日上线。写给已经用过我们产品但没买过服务包的客户。要求开头直接说哪天起改什么，中间一段讲对他们有什么影响（他们目前是免费额度，基本不受影响），结尾给一个’想提前了解可以给销售打电话’的出口。全篇不要出现’尊敬的’。”

坏问法：“这封邮件怎么写比较好？"（把一封写了一半的邮件贴进去）

这个能问，但必须说明你的目的：是希望对方更快回，还是希望留痕追责，还是要显得关系近。目的不同，结尾完全不同——催办要的是"周五下午五点前给我”，留痕要的是"按上月会议纪要第 3 条执行”。

拿到答案后要核对这几处

  1. 收件人是不是本人。模型写邮件时经常默认一个泛泛的"相关同事"，发出去才发现应该抄送主管，或者抄了主管导致对方不敢表态。
  2. 有没有写清是否需要回复、什么时候回。只说"尽快"等于没说，对方会按自己手头的事排。
  3. 附件名是不是能自解释。“资料_new3.pdf"这种名字对方在邮件列表里根本认不出，改成"10-12_竞品价格表_张”。
  4. 时间口径统一。正文写"下周五"、附件写 10 月 17 日，跨部门就会对不上；一律写"10 月 17 日（周五）“这种带日期的写法。
  5. 删掉所有"如有疑问请随时联系”。真有疑问的人会问，这句话只是凑字数。

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