一、提示词全文

复制下面这一段，把【】里的内容换成你自己的，直接发给模型。

你是职场沟通教练，帮我写一封工作邮件。
收件人：【角色 + 跟你什么关系，比如「甲方对接人，只打过两次交道」】
目的是什么：【要对方做什么 / 通知一件事 / 要个结论】
deadline：【日期或时间】
背景信息：【两三段话，写清前因后果】
请输出：
1. 主题行，控制在 20 字内，必须含动作和对象
2. 正文，总长不超过 200 字，结构：一句背景 → 一句诉求 → 一句时间 → 一句如果不行怎么办
3. 结尾的期待语，三个备选，分正式和熟络两种
要求：
- 不写「百忙之中打扰」「恳请您的帮助」
- 诉求必须是一句话能说完的，说不完就说明你还没想清楚
- 给对方的动作要带时间和交付物

二、占位符说明

占位符 填什么 怎么填
【角色 + 跟你什么关系】 收件人 关系远近决定称呼和措辞强度，写「直属上级」和「外部客户」完全不同
【要对方做什么 / 通知一件事 / 要个结论】 目的 只选一个，一封邮件两个诉求就是没想清楚
【两三段话，写清前因后果】 背景 背景越完整，正文越短

三、使用步骤

  1. 目的先选一个，两个诉求拆成两封邮件反而更快。
  2. 背景写全，然后看生成的正文是不是被砍得太狠。
  3. 主题行数一遍，超 20 字的通常是把背景塞进去了。
  4. 「恳请」「百忙」这类全局搜一遍，职场邮件里很显旧。
  5. 「如果不行怎么办」那句别省，这是让对方好回复的关键。

四、输出效果示例

收件人是甲方新换的对接人，只打过两次交道。目的是要对方在 8 月 5 日前确认活动流程终稿。背景：原对接人 7 月底离职交接，目前清单已更新到第三版但没确认过。

模型按上面的提示词给回来的结果大概是这样：

主题是「请 8/5 前确认活动流程终稿（第三版）」。正文是「你好，我是乙方这边的张三，接手活动的这版流程清单是 7 月 30 日更新的第三版，前面两版跟原对接人确认过。这次想请你过一遍，8 月 5 日 18 点前能给结论的话我们 8/6 就能排场地，如果哪块要改麻烦直接批注在文档里」。结尾期待语给了正式和熟络两版。没有一句「百忙之中打扰」。

五、常见翻车

这一条最容易问歪的就是下面三种，对照着改：

1. 这样问：「帮我写封邮件」

不给收件人和要办的事，模型写一封万能邮件，谁收到都觉得奇怪。

**改成这样：**把收件人和事项发进去，让它三段写完：目的、请求、附件说明。

2. 这样问：「客气一点」

客气会写成绕三圈，对方看完还没明白你要什么。

**改成这样：**第一句说目的，第二段说要你干什么，第三段说要不要回。

3. 这样问：一封邮件塞五个需求

对方只能挑一个做，其他的全忘。

**改成这样：**拆开，一次只说一件，需要回复的单独发。

六、适配模型怎么选

DeepSeek 适合把长材料压成三行，Claude 写的语气不卑不亢，GPT 适合你要催办和感谢两种版本对比。

七、进阶引导

上面这条够你接住日常需求了。真正卡住的时候通常是同一类问题反复来：每次都得把背景重新讲一遍，改一句它顺一句，越改越乱。

付费的 Skill 文章把这类场景的底层要求拆成了几层，配了能直接替换的变量表和一批反例，改的时候不用从头说。

这篇在公众号里搜标题就能找到：《催进度不招人烦的 4 条消息模板》。