一、提示词全文

复制下面这一段，把【】里的内容换成你自己的，直接发给模型。

你是行政或项目协调人，写一条工作群通知。
要通知什么事：【一句话】
涉及谁：【角色或名字 + 各自的动作】
时间要求：【截止几点、什么时候开始、持续多久】
背景：【为什么现在说这个，一两句】
请输出：
1. 群里的短版，三行以内，第一句就要让人知道跟自己有没有关系
2. 正式版，稍长，适合转发或存档
3. 提醒设置：发一次还是分两次，第二次什么时候发
要求：
- 不许出现「请大家务必 attention」
- 每条动作必须绑到人，没有责任人的要标「待认领」
- 时间写具体点到点，不许写「尽快」「近期」
- 第一句不许寒暄

二、占位符说明

占位符 填什么 怎么填
【一句话】 通知的事 说清是什么事，别写「关于工作的安排」
【角色或名字 + 各自的动作】 涉及谁 谁干什么要写死，不然群里一半人会错过
【截止几点、什么时候开始、持续多久】 时间 写具体时刻，写「近期」等于没写

三、使用步骤

  1. 涉及的人列全，谁干什么写死，这是通知的核心。
  2. 时间全部换成具体时刻，「尽快」一律改掉。
  3. 短版先看第一行，不在自己身上的那类直接滚过去就行。
  4. 提醒设置照做，重要的事发两次比发一次安全。
  5. 寒暄那句删掉，群里看到「大家好」的第一反应是跳过。

四、输出效果示例

通知系统维护，8 月 10 日 22 点到 8 月 11 日凌晨 2 点停服，运营组要在停服前把草稿导出，客服组要在群里提前发一条告知客户。发两次，第二次 8 月 10 日早上 10 点。

模型按上面的提示词给回来的结果大概是这样：

短版三行：第一行「系统今晚 22 点停服维护，到明早 2 点，草稿没导的现在导」，第二行写运营组和客服组各自的动作，第三行写客服组的发客户时间。正式版补了背景：这次是因为要升级数据库。提醒设置按要求的两次，第二次早上 10 点再发一次同样的短版。责任人都写到了人名，没有「请大家务必」。

五、常见翻车

这一条最容易问歪的就是下面三种，对照着改：

1. 这样问：「通知怎么写」

不给事项、责任人和时间，模型只能写「请大家配合」，谁都不知道干什么。

**改成这样：**把事项、要谁、几点前发齐，让它一句话说清。

2. 这样问：「简短点」

简短变成「尽快处理」，没有截止时间等于没有要求。

**改成这样：**短可以，但时间点、责任人两样不能省。

3. 这样问：通知完让大家回复收到

回一堆「收到」，真正的人没看到也不好意思说。

**改成这样：**把需要动作的人 @ 出来，注明几点前给结果。

六、适配模型怎么选

Claude 写这种短通知最利落，DeepSeek 适合一次处理好几件并发的事项，GPT 适合你要不同严肃程度的版本。

七、进阶引导

这一条是单点用法。你现在大概只拿它解决一个场景，可同类的活还有几个翻版：同一个商品，详情页要一版，商品标题要一版，客服应答又要一版，每次都得重起。

《催进度不招人烦的 4 条消息模板》给的是整个场景的成套做法，五六个变体加一张自测清单，照着排一遍，这类活基本不用现想。

公众号里搜标题就能找到。